Geschäftsetikette und Ethik
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Die aktuelle Geschäftsrealität ist, dass nur 15 % der mittleren und großen Unternehmer, die ihre Marktposition stärken wollen, dieses Ziel erreichen. Aus diesem Grund nimmt die Bedeutung der Geschäftsetikette zu, da die Nichteinhaltung ihrer Normen aus einer Reihe anderer Gründe oft zum Abbruch nützlicher Geschäftsbeziehungen führt.
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Allgemeine Grundsätze der Geschäftskorrespondenz-Ethik
Im weitesten Sinne ist Ethik eine Reihe allgemeiner Einstellungen, die darauf abzielen, soziale Beziehungen zu regulieren. Dementsprechend befasst sich die Wirtschaftsethik mit Fragen im Zusammenhang mit der akzeptierten Vorgehensweise und dem Umgangsstil in der Wirtschaft.
Zu den ethischen Aspekten von Geschäftsbeziehungen zählen im Einzelnen die Geschäftsetikette, darunter zum Beispiel die Vorgehensweise bei Verhandlungen, Verhaltensregeln, geschäftliche Traditionen und Rituale, Elemente der Unterordnung, Umgangsformen und -stile der Kommunikation und des Schreibens sowie Fragen der Korrektheit im Umgang mit Partnern und Geschäftspartnern.
Die Bedeutung von Ethik und Etikette als integraler Bestandteil liegt darin, dass der durch langjährige Praxis entstandene Ordnungsrahmen die Kommunikation stark vereinfacht und einen verständlichen und öffentlich zugänglichen Kontext im Geschäftsumfeld schafft, der es ermöglicht, Sie Ziele richtig erreichen und deutlich Zeit sparen.
Mit anderen Worten, es handelt sich um einen speziellen Algorithmus zur Lösung von Geschäftsproblemen, der es erlaubt, rational und konfliktfrei die gewünschten Geschäftsziele zu setzen und erfolgreich zu erreichen. Der Kenntnisstand dieses Algorithmus lässt direkte Rückschlüsse auf den Grad der Professionalität eines Geschäftspartners oder Gegners in einer geschäftlichen Auseinandersetzung zu.
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Dabei ist es wichtig, folgende Grundprinzipien einzuhalten:
- Pünktlichkeit überall und in allem;
- Einhaltung der Informationssicherheit;
- gesunder Altruismus;
- günstiges Image entsprechend dem Geschäftsumfeld;
- Korrekte mündliche und schriftliche Sprache;
- Einhaltung der Regeln der geschäftlichen Sprachkultur.
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Die Arten der Geschäftskorrespondenz sind vielfältig und lassen sich mit einer gewissen Konvention in zwei Haupttypen unterteilen:
- zwischenstaatlich - zwischen staatlichen Organisationen, Auslandsvertretungen und Beamten (verschiedene Notizen, Memoranden und andere Formen) - Elemente der diplomatischen Beziehungen;
- Werbung - Briefe mit halbamtlichem Status, die im Bereich der Geschäftsbeziehungen zwischen Institutionen und Organisationen verwendet werden.
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Grundsätze für das Schreiben eines Briefes
Der Schreibstil eines Dienstschreibens hat trotz der sprachlichen und einiger traditioneller Unterschiede eine gewisse gemeinsame Grundlage und eine Reihe von Richtlinien, die von der etablierten Praxis entwickelt wurden. Beispielsweise basieren eine Reihe von Protokollanforderungen, die durch die Position der Absender- und Adressatenreihen bestimmt werden, auf den anfänglichen Einstellungen von gegenseitigem Respekt und Korrektheit. Daher muss es unabhängig von der Art des Dokuments strukturell unbedingt die folgenden Elemente enthalten:
- Beschwerde (amtlicher Status des Adressaten);
- Kompliment (höfliches Ende des Briefes);
- Unterschrift;
- Datum (Tag, Monat, Jahr und Ort des Schreibens der Nachricht);
- Absenderadresse (Nachname, Jobstatus, Anschrift sind oben oder unten auf der 1. Seite des Briefes platziert).
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Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Bestimmungen, die sich direkt auf Briefe beziehen:
- Geschäftsbriefe werden ausschließlich auf der Vorderseite auf Formularen oder Blättern aufgelegt;
- Seiten sind mit arabischen Ziffern nummeriert;
- Nachrichten werden mit gedrucktem Text gefüllt;
- Löschungen und Korrekturen im Hauptteil des Dokuments sind nicht akzeptabel;
- das Dokument wird mit Text nach innen gefaltet;
- die Wartezeit auf eine Antwort auf einen Brief beträgt höchstens zehn Tage.
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Eine Geschäftsbotschaft sollte eine ausgeprägte Zielorientierung haben und eine Frage enthalten, und die gesamte Bedeutung des Textes sollte vollständig und vollständig ihrem Inhalt entsprechen, sei es ein Deal-Vorschlag, eine kommerzielle Anfrage oder nur relevante Informationen.
Konsistenz und Prägnanz, das Fehlen jeglicher "lyrischer" Abschweifungen sind die Hauptmerkmale der Effizienz.
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Typologie von Geschäftsbriefen
Die Einordnung von Geschäftsbotschaften ist vielfältig und hängt von ihrer Funktions- und Zielorientierung ab. Briefe sind zum Beispiel:
- benachrichtigen;
- ähnlich;
- Einladungen;
- Informationsüberprüfungen;
- Aufträge;
- Begleitet;
- andere Arten.
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In der Handelskorrespondenz am typischsten:
- Anfragen;
- Vorschläge;
- Aufträge;
- Beschwerden;
- Garantieerklärungen.
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Als eine der Formen der geschäftlichen Kommunikation im engeren Sinne der Definition werden Briefe in 2 Arten unterteilt - geschäftlich und privat-offiziell.
Das Geschäft umfasst die Korrespondenz, die zwischen Organisationen und Institutionen zirkuliert. Ein privat-amtlicher Brief ist eine Nachricht, die von einer Privatperson an eine Institution oder umgekehrt von einer Institution - an eine Privatperson - gesendet wird.
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Korrespondenzanforderungen
Es gibt eine Reihe von Regeln für die Durchführung von Geschäftskorrespondenz.
- Das Schreiben sollte das Entstehen eines geschäftlichen Interesses beim Empfänger anregen, klar und auf der Grundlage überzeugender Beweise die Vorteile der Partnerschaft und die Unzweckmäßigkeit einer Auflösung der Partnerschaft aufzeigen. Der Text sollte einen anregenden, motivierenden Charakter zur Zusammenarbeit haben.
- Übermäßige persönliche Emotionen in einem Geschäftsbrief sind nicht der beste Weg, um Ihren Fall zu beweisen und das Problem zu lösen.
- Um den Text des Briefes nicht zu überladen und zu verstopfen, sollten Sie bildliche Vergleiche, Metaphern, Allegorien und Übertreibungen vermeiden.
- Für eine klare und prägnante Darstellung des Themas ist es besser, einfache Sätze zu verwenden und Einzelheiten und übermäßige Details zu vermeiden. Die Grundidee der Nachricht sollte durch äußerst relevante Argumente unterstützt werden, die normalerweise in Anhängen zum Brief (Diagramme, Grafiken, digitale Daten) platziert werden.
- Im Text sollten Absätze hervorgehoben werden, von denen jeder, der einen eigenständigen Gedanken repräsentiert, in einer neuen Zeile beginnt.
Ein Absatz sollte nicht mehr als 4 Zeilen umfassen, da beim Lesen längerer Absätze der Text zu verschmelzen scheint und die Hauptidee der Nachricht verloren geht. Ein Absatz mit 2-3 Sätzen gilt als normal.
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- In einer geschäftlichen schriftlichen Nachricht sollten Sie keine beschreibenden Adjektive, unnötige Klarstellungen und Details verwenden. Am Ende des Schreibens ist es ratsam, das Dokument zu überprüfen und Phrasen zu eliminieren, die nicht den eigentlichen semantischen Inhalt tragen.
- Alphabetisierung ist ein grundlegendes Element des Textes. Das Vorhandensein von Rechtschreib- und anderen Fehlern in der Nachricht ist nicht akzeptabel.
- Der Betreff des Schreibens ist erforderlich. Das Thema in den Dokumenten sollte kurz und prägnant wiedergegeben werden, das spart Zeit beim Lesen und charakterisiert den Absender positiv. Wenn der Brief per E-Mail versendet wird und besonders wichtige Informationen enthält, sollten Sie ihn mit einem speziellen „Flag“ im elektronischen Dienst versehen.
- Für eine gute Lesbarkeit des Textes sorgen die Schriftarten Arial oder Times New Roman mit mittlerer Schriftgröße. Bei Bedarf sind kursive oder fette Schlüsselideen erlaubt.
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- Im Text ist es sinnvoll, Zwischenüberschriften (3-4) zu verwenden, die das Verständnis des präsentierten Textes erleichtern.
- Aufzählungen, Listen und Listen werden am besten mit speziellen Markern gestaltet.
- Ein Corporate Template (Diagramm) ist ein hervorragender Indikator für Effizienz und Objektivität in der Geschäftskommunikation. Es ist besonders im Unternehmensaspekt angebracht, da Sie sich dadurch in einem positiven Licht abheben und die erforderliche Formalität einhalten können.
In einer E-Mail ist die Vorlage am besten für verschiedene Bildschirmauflösungen optimiert.
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Struktur der Geschäftsnachrichten
Der Aufbau einer Geschäftsnachricht ist typisch. Es enthält traditionell:
- Einleitung;
- Der Hauptteil;
- Fazit.
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Die Einleitung fasst den Zweck des Schreibens zusammen. Der Hauptteil beschreibt den Kern der Frage. Abschließend ist es wünschenswert, den Inhalt des Hauptteils beispielsweise in Form von Schlussfolgerungen zusammenzufassen. "Postscripts" und verschiedene Arten von Fußnoten sind unerwünscht.
Zusammenfassend sind Formulierungen, die Formmanipulationen ähneln, unangebracht, wie zum Beispiel: „Ich hoffe auf eine für beide Seiten vorteilhafte Partnerschaft“ und so weiter. Es ist besser, sich in einem Geschäftsbrief mit einfachen Sätzen zu verabschieden - "Mit freundlichen Grüßen", "Mit den besten Wünschen" und so weiter.
Am Ende der Nachricht werden angezeigt: vollständiger Name, Jobstatus, Firmenname und eine Unterschrift. Die Telefonnummern der Kontaktpersonen sind ebenfalls angegeben.
Tabellen und Grafiken sind als separate Datei (Paket) beigefügt, was am Ende des Schreibens darauf hingewiesen wird. Wenn es eine Gruppe von Anhängen gibt, wird deren Liste mit Namen angegeben.
Abkürzungen und Sonderabkürzungen dürfen Sie nur verwenden, wenn Sie sicher sind, dass der Empfänger sie auch wirklich versteht.
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Um dem Text eine größere logische Strenge und Konsistenz im Geschäftsvokabular zu verleihen, werden die folgenden Sprachmuster als Bindemittel verwendet:
- aus diesem Grund;
- basierend auf dem oben genannten;
- deswegen;
- nach den Daten;
- Basierend auf;
- Angesichts;
- und andere.
Es ist sinnvoll, den Adressaten in der gesamten Nachricht namentlich zu nennen. Wenn die Nachricht an einen Fremden adressiert ist, geben Sie am Anfang der Nachricht die Quelle der Empfängeradresse an.
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Merkmale und Nuancen der Geschäftskorrespondenz im elektronischen Format
Im virtuellen Raum ist die geschäftliche Interaktion, die Kommunikation im Miniaturformat darstellt, spezifisch und erfordert nicht weniger die Einhaltung der entsprechenden Etikette. Zur praxisgerechten schriftlichen Arbeit gehört die Umsetzung der folgenden Hinweise zu Umfang, Sprachnormen, Aufbau und Format.
- Die Themenformel muss absolut exakt dem im Text angegebenen Thema entsprechen. So können Sie den Leser schnell auf die gewünschte Geschäftsstimmung einstellen.
- Das optimale Volumen eines per E-Mail versendeten Dokuments passt in "einen Bildschirm", mit dem maximalen Textvolumen - ein Blatt im A4-Format.
- Die optimale Größe von Anhängen beträgt nicht mehr als 3 MB.
- Es wird empfohlen, die gesendeten Dateien in Standardarchive mit Zip- oder Rar-Kodierung zu "packen". Andere werden oft während der Übertragung blockiert.
- Hyperlinks sollten Standard sein (blau, unten unterstrichen).
- Die Antwort an den Adressaten sollte oben, am Anfang des Briefes und nicht unten stehen. Dies erspart dem Stiftpartner unnötiges und erzwungenes Scrollen des vorherigen Textes.
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- Es ist notwendig, die Sprache des Briefes zu verwenden, die der Partner so gut wie möglich versteht. Die Frage der Angemessenheit der Verwendung von Professionalitäten, firmeninternem Vokabular, umgangssprachlichen Ausdrücken und Abkürzungen (insbesondere in der externen Korrespondenz) in der Nachricht wird je nach Kontext und Qualitäten der Korrespondenzpartner gesondert entschieden.
- Es ist wichtig, Ihren Partner über den Eingang seiner Nachricht zu informieren - dies ist ein Zeichen für gute Manieren und Teil der Geschäftsetikette, die ihm Respekt entgegenbringt.
- Die Antwort sollte möglichst zeitnah erfolgen. Wenn eine schnelle Antwort aus irgendeinem Grund nicht möglich ist, sollte der Partner über den Eingang seines Schreibens informiert werden und den Zeitpunkt der Antwort angeben. Eine ethische und angenehme Pause vor einer Antwort beträgt 48 Stunden nach Erhalt einer Nachricht. Nach dieser Zeit glaubt die Person normalerweise, dass die Nachricht verloren gegangen ist oder ignoriert wird. Übermäßige Pausen in der Korrespondenz sind oft mit dem Risiko verbunden, einen Partner zu verlieren und werden in der Wirtschaft als Verstoß gegen ethische Standards interpretiert.
- Am Ende der Nachricht sollten Sie die Kontaktdaten angeben, die ausnahmslos in allen Briefen angegeben sind, unabhängig von der Reihenfolge des Mailings.
- Es ist wichtig, während der Übertragung besondere Aufmerksamkeit auf Datenschutzaspekte zu richten.
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Weitere Informationen zur Ethik der Geschäftskorrespondenz finden Sie im nächsten Video.
Großartiger Artikel.