Arten und Hauptphasen der Geschäftskommunikation

Geschäftskommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil des Lebens der modernen Gesellschaft. Jeden Tag bei der Arbeit greifen Menschen mit einem bestimmten Status und in einer bestimmten Position auf verschiedene Arten davon zurück und halten sich strikt an die öffentlichen und privaten Regeln der Geschäftsetikette. Richtig strukturierte Geschäftskommunikation führt selbst unerfahrene Führungskräfte zum erfolgreichen Erreichen des Ziels.

Hinter dem Begriff der Geschäftskommunikation steht eine Art der Kommunikation, deren Zweck nicht der Verhandlungsprozess selbst ist, sondern die Lösung eines konkreten Problems oder das Erreichen eines bestimmten Ziels, das für alle Gesprächsteilnehmer verbindlich ist und außerhalb liegt der Kommunikationsprozess selbst.

Diese Art der Kommunikation unterscheidet sich von anderen Arten durch das Vorliegen der folgenden Umstände:

• Zweck, Motive oder Tätigkeit sollten allen Gesprächspartnern gemeinsam sein;
• Verhandlungsführer befinden sich in einem gemeinsamen Raum-Zeit-Intervall: Geschäftskommunikation kann in jeder Organisation, Gruppe oder jedem Team stattfinden;
• alle Beteiligten an diesem Prozess sind miteinander verbunden, soziale Rollen sind klar verteilt und eine Kommunikationshierarchie aufgebaut;
• Die Kommunikation in diesem Kontext unterliegt strengen Regeln, die von allen Beteiligten unabhängig vom Status eingehalten werden müssen: Die Verhaltensnormen in einer Arbeitsumgebung sind die Geschäftsetikette.

Zu den Grundregeln der Geschäftsetikette gehören:

• Geschäftsgespräche sollten einen bestimmten Kommunikationsstil einhalten, ihre Gedanken klar und prägnant formulieren, gewichtige Argumente für ihren Standpunkt anführen und dem Gesprächspartner zuhören und hören können. Dies wird Ihnen helfen, ein produktives Gespräch zu führen, ohne zusätzliche Zeit von Geschäftsleuten zu nehmen.
• Bei einer solchen Kommunikation können die Gesprächsteilnehmer sollte so höflich wie möglich sein... Geschäftstreffen verfolgen irgendeinen Nutzen, daher muss man manchmal mit nicht sehr angenehmen Leuten kommunizieren.
• Verständliche Wörter und einfache Sätze sind diesem Stil inhärent. In komplexen Begriffen und Fremdwörtern ausgedrückt, können Sie eine Person irreführen oder sogar beleidigen. Dies wiederum beeinträchtigt die Erreichung des gesetzten Ziels.

Die Geschäftskommunikation hat drei Hauptfunktionen, die unterschiedliche Endziele und Prinzipien der menschlichen Wirkung haben:

• Information und Kommunikation die funktion beinhaltet die sammlung und bildung spezifischer informationen durch die gesprächsteilnehmer sowie den austausch von gesammeltem wissen im verhandlungsprozess.
• Regulatorisch und kommunikativ die Funktion zielt darauf ab, das Verhalten der Kommunikationsteilnehmer zu korrigieren. Bei der Unternehmenskommunikation regelt das Subjekt nicht nur sein eigenes Verhaltensmodell, sondern auch andere Gesprächsteilnehmer. Zur Erfüllung dieser Funktion eignen sich folgende Methoden: Überzeugungsarbeit oder Suggestion im Rahmen der Sprachetikette, Nachahmungsverhalten.
• Wirksam kommunikativ Funktion steht in direktem Zusammenhang mit den emotionalen Aspekten der Kommunikationsthemen.

Alle existierenden Arten der Geschäftskommunikation werden nach vielen Parametern klassifiziert. Betrachten wir die beliebtesten unter den bestehenden.

Je nach Art des Informationsaustausches werden mündliche und schriftliche Geschäftskommunikation unterschieden:

1. Schriftliche Formen der Geschäftskommunikation umfassen alle Arten von offiziellen Dokumenten. Dies kann ein Referenzbericht, eine Begründung, Besprechungsberichte und Protokolle, Geschäftsbriefe, eine Stellungnahme, eine interne Satzung eines Unternehmens, eine Abschreibungshandlung, eine Bestellung, eine schriftliche Angabe, eine Stellenbeschreibung und vieles mehr sein . Jedes offizielle Dokument mit Unterschriften oder Siegeln ist Gegenstand der geschäftlichen Kommunikation.
2. Verhandlungen, Meetings, Meetings, Geschäftsgespräche, Berichte, Planungsgespräche lassen sich der mündlichen Form der Geschäftskommunikation zuordnen.

Durch die Interaktion zwischen den Teilnehmern gibt es direkte und indirekte Formen der Geschäftskommunikation:

• Bei der direkten Kommunikation handelt es sich um Verhandlungen zwischen den Partnern ohne den Einsatz zusätzlicher Mittel, dh die Gesprächspartner befinden sich im selben Raum und kommunizieren von Angesicht zu Angesicht.
• Die indirekte Kontaktaufnahme erfolgt unter Verwendung moderner Kommunikationsmittel - Telefon, E-Mail, Videokommunikation.
• Die Remote-Kommunikation ermöglicht es Ihnen, einige Probleme zwischen Partnern aus verschiedenen Ländern schnell zu lösen. Aber die Erfahrung zeigt, dass persönliche Gespräche am produktivsten sind.

Eine weitere Klassifikation beinhaltet die Unterteilung der Arten der Geschäftskommunikation in verbale und nonverbale Kommunikation:

1. Verbale Kommunikation beinhaltet die Interaktion zwischen Menschen, die menschliche Sprache verwenden. Mit Hilfe von Sprachsystemen und je nach Intention einer Person werden Sprachtexte gebildet. Sie können sowohl schriftlich als auch mündlich erfolgen.
2. Die nonverbale Interaktion zwischen Menschen findet ohne den Einsatz von Sprache statt. Das Mittel dieser Kommunikation ist die äußere Manifestation von Gefühlen und Emotionen – Gebärdensprache, Mimik, Blick und Körpermotorik. Sie eint ein gemeinsames Konzept: Kinestik.

Neben Typen gibt es auch Formen der Geschäftskommunikation, sie sind in monologische und dialogische unterteilt.

1. Die erste Gruppe umfasst Kommunikationsformen mit einem Teilnehmer: Bericht, Appell, Begrüßungsrede, Werbung. In diesem Fall fungiert eine Person als Redner und übermittelt dem Zuhörer einige Informationen. Er muss klar verstehen, wovon er spricht, und seine Gedanken klar ausdrücken können.
2. Dialogische Formen setzen die Anwesenheit von zwei oder mehr Teilnehmern voraus.

Verhandlungen sind eine geeignete Form der Kommunikation bei der Erörterung der wichtigsten Themen und sind:

• vertikal - mit höheren Autoritäten;
• horizontal - innerhalb der Organisation;
• unerlaubt - das heißt ungeplant, nach der Schule durchgeführt;
• auf höchster Ebene - nur Personen mit dem Status eines Leiters interessierter Unternehmen treffen sich;
• am erweiterten Tisch - eine Sitzung von Arbeitsgruppen oder speziell ernannten Kommissionen.

Konversation hat unter anderem den informellsten, vereinfachten Charakter. Interaktionen im Arbeitsumfeld. Dieses Formular enthält alle Kontakte bei der Arbeit, die dazu dienen, ein Problem zu lösen. Nicht jeder hat die Gabe, zum richtigen Zeitpunkt ein lockeres Gespräch mit seinem Vorgesetzten zu führen und ihn taktvoll zur Lösung von Interessensfragen zu führen.

Diskussion oder Streit ist der Weg, das Problem durch den Vergleich verschiedener, oft gegensätzlicher Standpunkte zu lösen. Das Ergebnis einer produktiven Diskussion ist die Verabschiedung einer einzigen Entscheidung im gegenseitigen Einvernehmen der Parteien, nachdem alle positiven und negativen Aspekte der Reihe nach angehört wurden. Diese Form der Kommunikation hat die lebhafteste emotionale Färbung, aber in Geschäftskreisen ist es üblich, einige Regeln zu befolgen. Gegner sollten nicht lange reden, sich gegenseitig unterbrechen.

Es ist üblich, den Prozess eines Geschäftsgesprächs vom Beginn bis zum Erreichen eines gesetzten Ziels in bestimmte Phasen oder Phasen zu unterteilen.

Betrachten wir jeden von ihnen genauer.

• Vorbereitung auf einen Termin. In dieser Phase ist es sehr wichtig, einen Plan für das bevorstehende Gespräch zu skizzieren, um für sich das Aufgabenspektrum zur Lösung von Problemen klar zu definieren. Im Voraus lohnt es sich, sich nach dem Gesprächspartner zu erkundigen, anhand dessen die Taktik des Gesprächs und die notwendigen Argumente ausgewählt werden können. Tatsächlich hängt das Ergebnis des Meetings davon ab, wie sinnvoll das Meeting sein wird.
• Ort und Zeitmarke für Verhandlungen. Die Definition dieses Parameters hängt von der Rolle der Gesprächspartner ab. Üblicherweise werden die Koordinaten der Verhandlungen vom vorgesetzten Gesprächspartner festgelegt. Wenn das Treffen auf Augenhöhe ist, können sich die Teilnehmer einvernehmlich einigen.

• Kontaktaufnahme und Kontaktaufnahme mit dem Gesprächspartner. Diese Phase ist ihrem funktionalen Zweck nach der Beginn von Verhandlungen. Oft fügt der erste Blick oder das Wort des Gesprächspartners eine unbewusste Haltung ihm gegenüber hinzu und beeinflusst den Wunsch, das Gespräch fortzusetzen. Bei der Kontaktaufnahme gilt es, den Gesprächspartner so schnell wie möglich zu gewinnen und die Phase mit der psychologischen Kontaktaufnahme abzuschließen – dem Moment, in dem alle Teilnehmer der Kommunikation bereit sind, auf den Punkt zu kommen.
• Problemerkennung und Austausch verfügbarer Informationen. In dieser Phase ist es wichtig, alle interessierenden Fragen zu äußern, die Richtung des Gesprächs anzugeben und ein allgemeines Verständnis des Problems zu vermitteln.
• Argumente für die vorgeschlagene Lösung... Die Argumentationsphase ist eng mit der vorherigen Phase verbunden und mündet fließend in diese. Während dieser Zeit ist es sehr wichtig, alle positiven Aspekte Ihrer Vision zur Lösung des Problems zu notieren und Überzeugungskraft anzuwenden, insbesondere wenn der Gesprächspartner einen anderen Standpunkt vertritt.
• Gegenargumente. In dieser Phase wird den Gegenargumenten des Gesprächspartners zugehört, die möglicherweise nicht immer zustimmen. Es ist wichtig, dem Gesprächspartner aufmerksam und ruhig zuzuhören, um die Essenz seiner Position zu verstehen. Leitfragen helfen Ihnen zu verstehen, ob der Einwand mit einem Mangel an bereitgestellten Informationen zusammenhängt.
• Einen Kompromiss finden bei der Lösung des Problems. In dem abwechselnden Vorbringen von Argumenten und Vorschlägen wird nach einer Lösung gesucht, die allen Verhandlungsparteien gerecht wird.
• Entscheidung fällen. Diese Phase bedeutet die Zustimmung aller Parteien zu einer einzigen Position, die zu einem gemeinsamen Nenner führt.

• Ergebnisfixierung. Alle Geschäftstreffen enden mit der Unterzeichnung einer schriftlichen Bestätigung einer gemeinsamen Entscheidung.Die Vereinbarung spiegelt die Tatsache wider, dass das Treffen zu einem für alle akzeptablen Endergebnis führt.
• Beenden Sie den Kontakt. Nachdem Sie wichtige Themen besprochen haben, müssen Sie sich richtig von den Gesprächspartnern trennen können, vielleicht eine Visitenkarte hinterlassen oder Kontaktdaten von Partnern erfragen.
• Analyse die erhaltenen Ergebnisse. Diese Phase ist endgültig. Es soll zeigen, wie die getroffene Entscheidung für die Gesprächsteilnehmer richtig und gewinnbringend war.

Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Geschäft ist eine gut strukturierte Geschäftskommunikation mit Ihren Kunden und Partnern. Um dies zu erreichen, müssen einige Nuancen berücksichtigt werden.

• Sie müssen die Situation immer unter Kontrolle haben. Die Darstellung von Emotionen und Gefühlen ist in einem Geschäftsumfeld unangemessen. Angst- und Unsicherheitsgefühle können die Entscheidungsfindung beeinträchtigen, und Mitleidsgefühle, die durch die Manipulation des Gesprächspartners verursacht werden, können zu einem unrentablen Vertragsabschluss führen. Die Manifestation von Inkontinenz und Aggression bei dialogischen Kommunikationsformen wie Diskussionen ist inakzeptabel. Mit einem unausgeglichenen und immer zweifelnden Partner will sich kaum jemand auseinandersetzen.
• Fähigkeit, die Wünsche des Kunden zu antizipieren - ein weiterer wichtiger Bestandteil einer erfolgreichen Unternehmensführung, da in jedem Unternehmen alle Aktivitäten des Unternehmens auf die Bedürfnisse des Kunden ausgerichtet sind. Aufmerksamkeit und Höflichkeit, erstklassiger Service lässt den Kunden wiederkommen.
• Planung und die Fähigkeit, Haupt- und Nebenfächer zu unterscheiden. Bei jeder Verhandlung ist es wichtig, kurz und deutlich zu sprechen, ohne tief in die Details des zweiten Plans einzugehen. Geschäftsleute haben in der Regel wenig Zeit, daher sollten Sie für wichtige Besprechungen keine langen Monologe vorbereiten.
• Geschäftsbeziehungen sollten persönliche nicht beeinträchtigen. Auch wenn eine Person unbeliebt ist, bedeutet dies nicht, dass sie im geschäftlichen Sinne nicht nützlich sein kann. Die Manifestation einer wohlwollenden und unterstützenden Haltung sowie ein aufrichtiges Interesse an den Argumenten des Gesprächspartners ermöglichen ein produktives Treffen.
• Ehrlichkeit und Transparenz der Absichten. Während der Verhandlungen müssen Sie sich aufrichtig verhalten und Ihre Worte mit Fakten und Statistiken bestätigen. Denn jede unehrliche Handlung um eines gewinnbringenden Geschäfts willen kann das Vertrauen des Partners nachhaltig untergraben und dem Ruf schaden.
• Kenntnisse der Grundlagen der Geschäftsetikette.

Das folgende Video erklärt die 5 Grundregeln der Geschäftskommunikation.